Faktury

Problemy związane z wystawianiem faktur:

Zasadniczo fakturę należy wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi/dokonania dostawy lub otrzymania zaliczki czy przedpłaty.

Zasady wystawiania fakur (przykładowe pytania klientów):

Czy mogę wystawić 2 faktury za usługi informatyczne dla firmy mającej siedzibę za granicą. Pierwsza będzie po polsku a druga taka sama w języku nabywcy.

• Nie wolno wystawiać 2 faktur dotyczących tej samej sprzedaży w różnych wersjach językowych. Faktura może być tylko jedna. Jeśli wystawiający chce, może zastosować 2 wersje językowe tekstu na 1 fakturze.
• Jednostka miary dla towarów:

Zaleca się stosowanie najmniejszych jednostek miary funkcjonujących w obrocie detalicznym.

Przykładem jednostek miary twowarów jest "szt.", "op.", "karton", "paleta"

• Jednostki miary dla usług:

Nie należy stosować jednostki miary "usł.".

Dopuszczalne jest niestosowanie jednostki miary przy usługach.

Przykłady usług, w przypadku których możliwe jest niestosowanie jednostki miary, to "prace ogólno-budowlane" czy "wykonanie projektu technicznego".

Przykłady stosowanych jednostem miary w przypadku usług:

• rata leasingowa - "mc"
• instalacja systemu operacyjnego Windows 8 (4 stanowiska) - "szt."
• malowanie biura - "m2"
• projekt graficzny ulotki - "godz." lub brak jednostki miary
• prace programistyczne zgodnie z umową z 01-09-2015 - "godz." lub "mc".

Koniec wystawiania rachunków

Koniec rachunków dla firm zwolnionych z VAT

W związku ze zmianami w VAT od 1 stycznia 2014 roku rachunki przestają być prawidłowym dokumentem zewnętrznym wystawianym przez "nie VAT-owców" w celu potwierdzenia sprzedaży. W związku z wprowadzeniem art. 106b ust. 3 w Ustawie o podatku od towarów i usług oraz zmiany w art. 87 Ordynacji podatkowej należy wystawiać faktury.

Faktury podatników zwolnionych podmiotowo z podatku VAT nie muszą zawierać wszystkich elementów, która musi mieć faktura wystawiana przez VAT-owca, ale mogą. Wymagane nowymi przepisami elementy takich faktur odpowiadają zakresem danym, które umieszczało się na dotychczasowych rachunkach.

Jeśli chodzi o obowiązek wystawiania faktur to jest tak jak w poprzednich latach w przypadku rachunków – tak samo, jak dotychczas rachunek, fakturę nie-VATowiec musi wystawić na żądanie nabywcy wystawienia mu rachunku lub faktury niezależnie od tego czy nabywcą jest przedsiębiorstwo, czy osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej. Jeśli nie udokumentuje sprzedaży fakturą, to należy – tak jak dotąd – ująć sprzedaż w ewidencji sprzedaży nieudokumentowanej.
Ważne jest, by na fakturze podać podstawę prawną zwolnienia. Podatnik, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego na podst. art. 113 ustawy o VAT (podatnik rozpoczynający działalność lub kontynuujący, który w poprzednim roku uzyskał przychód nie przekraczający 150 tys. zł) może świadczyć usługi, które niezależnie od zwolnienia podmiotowego podlegają pod zwolnienie przedmiotowe (usługi te są wymienione w art. 43 Ustawy o VAT – np. usługi związane z ochroną zdrowia, nauczanie języków obcych. W przypadku takiej sprzedaży należy na fakturze wykazać podstawę prawną zwolnienia
przedmiotowego, które niejako ma pierwszeństwo przed wykazaniem podmiotowego i je zastępuje, gdyż m. in. taka sprzedaż nie liczy się do limitu 150 tys. zł obligującego do stania się VAT-owcem. A więc jeśli usługa jest zwolniona
przedmiotowo z podatku VAT (art. 43) ustawy o VAT to należy podać ten artykuł w fakturze (oraz odpowiedni ustęp i punkt). Jeżeli nie jest zwolniona przedmiotowo, to należy podać art. 113 Ustawy o VAT. Informację tą należy umieścić przy nazwie usługi, w polu "Uwagi" lub w kolumnie "podstawa zwolnienia z VAT" w przypadku korzystania z druku faktury uproszczonej. W przypadku większości klientów podstawą zwolnienia jest art. 113.

W przypadku podmiotowego zwolnienia możemy wpisać podstawę zwolnienia np. w taki sposób:
Sprzedaż zwolniona z podatku VAT na podstawie art. 113 Ustawy o VAT.

Zwolnienie przedmiotowe w najczęściej występujących w praktyce przypadkach:

• nauczanie języków obcych: Sprzedaż zwolniona z podatku VAT na podstawie art. 43. ust. 1 p. 28
• usługi świadczone przez lekarzy, pielęgniarki: Sprzedaż zwolniona z podatku VAT na podstawie art. 43. u. 1 p. 19a

(w celu prawidłowego zakwalifikowania warto też przyjrzeć się sąsiednim punktom brzmiącym bardzo podobnie)

Faktury można wypisywać ręcznie lub w programie komputerowym.

Jeśli korzystamy z druku faktury przewidzianego dla VAT-owca, a więc zawierającego dodatkowo m. in. kolumnę ze stawką podatku VAT, należy wpisać stawkę zw (zwolnione).

Zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur (nie-VATowców), które weszło w życie z dniem 01-01-2014, (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur Dz. U. 1485) faktura powinna zawierać następujące elementy:

a) datę wystawienia,
b) numer kolejny,
c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz
ich adresy,
d) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
e) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
f) cenę jednostkową towaru lub usługi,
g) kwotę należności ogółem,
h) podstawa prawna zwolnienia z VAT, w przypadku zwolnienia przedmiotowego
(wyjątkiem jest jest pośrednictwo finansowe i ubezpieczeniowe w którym to przypadku nie musi być podana). Ewentualny nadmiar danych nie zaszkodzi.

Fakturę, jak każdą, można wystawiać do 15-go dnia miesiąca następującego po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. Ale, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym związanych z ryzykiem spóźnionego ujęcia przychodu przez biuro rachunkowe pozbawione informacji o dacie sprzedaży lub w ogóle w związku z otrzymaniem faktury po zamknięciu miesiąca, radzimy wystawiać ją w miesiącu sprzedaży.

W świetle powyższego podatnik, który świadczy duży zakres rodzajów usług, powinien znać brzmienie całego artykułu 43 Ustawy o VAT, aby mieć orientację w momencie wystawiania faktury, że dana sprzedaż może podlegać pod
zwolnienie przedmiotowe z podatku VAT a więc mieć np. w uwagach informację o podstawie prawnej zwolnienia z VAT na podst. art. 46 u. 1 p. XX. (całego artykułu, gdyż w jego końcowej części są wyjątki)

Grażyna Sowa

Samodzielna Księgowa Kraków Dąbie